Cách lưu trữ hóa đơn điện tử có định dạng chuẩn

Lưu trữ hóa đơn điện tử là khâu vô cùng quan trọng mà các kế toán, các doanh nghiệp luôn chú trọng hàng đầu. Cách lưu trữ hóa đơn giấy đã quá quen thuộc với những người làm nghề, vậy, đối với hóa đơn điện tử thì việc lưu trữ sẽ thực hiện như thế nào? Đặc biệt, hóa đơn điện tử có định dạng chuẩn là XML nên ngoài việc tìm hiểu cách để lưu trữ hóa đơn theo định dạng chuẩn, người dùng còn phải nắm rõ các kỹ năng để khắc phục lỗi không đọc được file xml.

Lưu trữ hóa đơn giấy

Việc lưu trữ hóa đơn giấy chắc chắn đã trở nên quá quen thuộc đối với các doanh nghiệp khi mà toàn bộ hóa đơn sẽ được lưu vào sổ sách, lưu kho. Đối với những doanh nghiệp lớn, hóa đơn rất nhiều thì việc lưu kho hóa đơn sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp thêm cả một khoản chi phí lớn hàng tháng. Theo luật kế toán, việc lưu trữ hóa đơn phải được lưu trữ trong vòng 10 năm. Như vậy, thử tượng tượng, trong vòng 10 năm ấy, lượng hóa đơn sẽ lớn như thế nào.

Đối với việc lưu trữ hóa đơn giấy, một trong những nỗi ám ảnh kế toán đó là việc truy xuất hóa đơn, tìm kiếm hóa đơn. Chưa kể các rủi ro có thể xảy ra khi lưu một lượng lớn hóa đơn như vậy có thể xảy ra như mối mọt, hỏng hóc…

Nếu trong trường hợp bị mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải đối diện với những mức xử phạt hành chính cao, nghiêm khắc, do vậy, những biện pháp lưu trữ hóa đơn giấy luôn khiến kế toán đau đầu.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ trở nên đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, người dùng cần lưu ý, khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, file hóa đơn xuất ra thường sẽ có 2 file bao gồm: Bản thể hiện của hóa đơn điện tử ở dạng PDF và dữ liệu hóa đơn thường dùng ở dạng XML. Trong đó, bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ là file thể hiện nội dung của file XML nên các file PDF hoặc các bản in của hóa đơn điện tử đều không có giá trị pháp lý.

Do định dạng hóa đơn điện tử đuôi XML nên việc lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp hoặc thực hiện lưu trữ ở server của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. 

Xuất hóa đơn điện tử sai thời điểm có được đưa vào chi phí không?

Phạt không xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng

Đối với doanh nghiệp, dữ liệu hóa đơn điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán. Khi thực hiện lập báo cáo tài chính phải lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
Các đơn vị Kế toán hoặc tổ chức trung gian cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử cũng cần có trách nhiệm lưu trữ các dữ liệu hóa đơn điện tử trên các công cụ như: đĩa CD, đĩa DVD, bút nhớ,…

Đối với doanh nghiệp chưa có đầy đủ điều kiện về cơ sở vật chất, hạ tầng để lưu trữ dữ liệu, việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín là vô cùng quan trọng để đảm bảo lưu trữ dữ liệu an toàn và lâu dài. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần phải tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng để đảm bảo quá trình lưu trữ hóa đơn được diễn ra tốt nhất, đáp ứng đầy đủ theo các quy định của pháp luật hiện hành.

Trên đây là những lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử đúng định dạng XML. Với những chia sẻ trên hy vọng đã mang đến cho bạn đọc những thông tin hữu ích về cách lưu trữ hóa đơn, đặc biệt là đối với hóa đơn điện tử.