Tìm hiểu quy định về các từ được viết tắt trên hóa đơn

Trên hóa đơn, nhiều khi số dòng trên hóa đơn không đủ dài để thể hiện nội dung trên đó, do vậy, các kế toán thường lựa chọn việc viết tắt một số các từ ngữ. Vậy việc viết tắt các từ ngữ trên hóa đơn được quy định như thế nào? Đây chính là một trong những câu hỏi đang được các kế toán quan tâm nhất hiện nay, cùng với câu hỏi hóa đơn điện tử bắt buộc khi nào?! Cùng tìm hiểu chi tiết quy định về các từ được viết tắt trên hóa đơn và không được viết tắt trên hóa đơn trong bài viết dưới đây.

Các từ được phép viết tắt trên hóa đơn

Theo điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi điểm b khoản 2 Thông tư 39/2014/TT-BTC) khi lập hóa đơn thì tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP….

Mặc dù đã quy định rất rõ về các từ được phép viết tắt trên hóa đơn, nhưng các doanh nghiệp cần phải đảm bảo ghi đầy đủ số nhà, tên đường phố, xã, phường, quận huyện, thành phố, xác định đúng, chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp… Như vậy hóa đơn mới được tính là hóa đơn hợp pháp, hợp lệ.

hóa đơn

Đây cũng là một trong những nội dung quan trọng mà các doanh nghiệp hết sức quan tâm hiện nay, nhất là trong bối cảnh việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần, nhiều doanh nghiệp cũng đặt ra câu hỏi là đối với hóa đơn điện tử thì có thể viết tắt theo quy định này được không? Câu trả lời là có, các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể viết tắt theo quy định như trên.

Trường hợp không được phép viết tắt trên hóa đơn

Bên cạnh những trường hợp được phép viết tắt trên hóa đơn, các doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm về các trường hợp không được phép viết tắt trên hóa đơn. Cụ thể, tại Khoản 3 Điều 18 Luật kế toán 2015 đã quy định cụ thể về các trường hợp mà kế toán, doanh nghiệp không được phép viết tắt trên hóa đơn như sau:

– Thứ nhất, nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;

– Thứ hai khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.

– Thứ ba, chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.

– Thứ tư, khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cần phải lưu ý rằng khi lập hóa đơn mà có sai sót trong việc viết tắt tên, địa chỉngười mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. 

Phân tích ưu, nhược điểm của phần mềm iTaxViewer 

Xuất hóa đơn điện tử sai thời điểm có được đưa vào chi phí không?

Tóm lại, việc viết tắt trên hóa đơn cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

– Thứ nhất, nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán thì không được viết tắt, tẩy xóa, sữa chữa;

– Thứ hai, chỉ được viết tắt tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua trong trường hợp tên, địa chỉ quá dài.

Như vậy bài viết trên đã chia sẻ cho quý bạn đọc những quy định về các từ được viết tắt trên hóa đơn và các từ không được viết tắt trên hóa đơn. Với những chia sẻ này hy vọng đã mang đến những kiến thức bổ ích, bổ trợ cho công việc của các kế toán hiện nay.